Das Vorhaben, sich mit voller Konzentration in eine einzige Aufgabe zu vertiefen, ist vorbildlich. Doch an jeder Ecke lauern Ablenkungen: E-Mails flattern herein, die Lieblingskollegin schaut vorbei, man muss noch schnell einen Termin telefonisch vereinbaren und will nur kurz einen Blick in die sozialen Netzwerke werfen. Am Ende des Tages verbringt man zu viel Zeit mit den kleinen Ablenkungen des Tages und kommt mit der eigentlichen Aufgabe nicht voran. Spezielle Arbeitsmethoden wie die Pomodoro-Technik sollen dabei helfen, über einen kurzen Zeitraum die Konzentration auf Hochtouren zu bringen und den Fokus auf nur eine Aufgabe zu legen. Wir erklären Ihnen, wie die Pomodoro-Technik funktioniert.
Arbeitsunterbrechungen als Zeitfresser
Oft scheitert eine konzentrierte Arbeitsweise an zu vielen Unterbrechungen und der heimtückischen Prokrastination. Denn jedes Mal, wenn man aus dem „Flow“ gerissen wird, braucht der Mensch durchschnittlich 11 Minuten, um seinen Fokus wieder voll auf die vor ihm liegende Aufgabe zu richten. Häufen sich die Unterbrechungen, scheint sich die Aufgabe unerträglich in die Länge zu ziehen. Auch ein motivierendes Erfolgsgefühl stellt sich nicht ein, denn man kommt mit seiner Aufgabe kaum voran.
Teufelskreis Prokrastination: Verdrängung statt Konfrontation
Eine weitere Hürde ist das Prokrastinieren. Dabei ist nicht Faulheit der Grund für das ewige Aufschieben einer Sache, sondern das Gefühl der Überforderung und Orientierungslosigkeit. Die Gedanken kreisen um die Fragen, wie man ein großes Projekt bewältigen und wo man überhaupt anfangen soll. Teils kommen Unsicherheiten zu bestimmten Arbeitsschritten auf. Der Kopf setzt dann auf eine Vermeidungsstrategie: Anstatt sich mit dem negativen Gefühl zu befassen und das Problem in Angriff zu nehmen, sucht er einfach Ablenkung in schönen Dingen.
Planung und Struktur für mehr Konzentration
Viele Arbeitstechniken zielen genau auf dieses Problem ab. Mit unterschiedlichen Strategien sollen Ablenkungsfaktoren reduziert werden, eine gute Planung und Priorisierung sorgen für einen strukturierten Tagesablauf und überfordernde Großprojekte werden in kleine machbare Arbeitsschritte untergliedert. Ein optimalerer Arbeitsrahmen schafft zusätzlich die Grundlage, sich auf das zu konzentrieren, was vor einem liegt.
Der Erfinder Cirillo und die Küchenuhr
Wer befürchtet, die Lösung für das Arbeitschaos verbirgt sich hinter einer komplexen Theorie, findet in der Pomodoro-Technik eine effiziente Methode, die sich einfach anwenden lässt.
Erfinder dieser Technik ist der italienische Unternehmers Francesco Cirillo. Während seines Studiums in den 80er-Jahren hatte er mit starken Konzentrationsproblemen und mangelnder Motivation zu kämpfen. Um den Lehrstoff nicht weiter aufzuschieben, setzte er sich das Ziel, während der kurzen Laufzeit einer Küchenuhr sich fokussiert an seine Lehrbücher zu setzen. Die Lerntechnik war erfunden und Namensgeber war die Küchenuhr, die die Form einer Tomate (ital.: pomodoro) hatte.
Prinzip der Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die dabei hilft, sich ausschließlich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Das Wechselspiel aus Fokuszeiten und Pausen sorgt dafür, dass man nicht über die eigene Leistungsfähigkeit hinaus arbeitet, Startschwierigkeiten überwindet und Struktur in den Tagesplan bringt. Zudem stärkt sie die Impulskontrolle, sich von zu vielen Einflüssen ablenken zu lassen.
Ein kompletter Pomodoro-Zyklus besteht aus 4 Arbeitsphasen á 25 Minuten, die jeweils von einer 5-minütigen Pause unterbrochen wird. Die Arbeitssprints werden als Pomodoro bezeichnet. Nach 4 Pomodoro steht eine lange Pause zwischen 20 und 30 Minuten an, bevor der nächste Durchlauf startet.
Vorbereitung auf den Arbeitssprint
Bevor man sich an die Arbeit setzt, sollte man sich zuerst einen Überblick verschaffen, was auf der Agenda steht. Über eine kurze To-Do-Liste lassen sich schnell alle Aufgaben erfassen, die im Anschluss priorisiert werden. Dringende Angelegenheiten stehen dabei an oberster Stelle.
Teilen Sie diese Aufgaben in 25-minütige Zeitabschnitte ein: Kleine Aufgaben können in einer Pomodoro zusammengefasst werden, größere Aufgaben benötigen mehrere Arbeitsphasen. Schätzen Sie dabei den Zeitaufwand realistisch ein. Vor allem bei umfangreichen Projekten lohnt es sich, die Arbeit in kleine Teilaufgaben zu untergliedern, um bei der Größe des Arbeitsaufwands nicht direkt zu resignieren.
Nicht alle Aufgaben lassen sich innerhalb eines Tages bewältigen. Nehmen Sie sich nur so viel vor, wie Sie schaffen können und erledigen Sie den Rest an den Folgetagen. Planen Sie zusätzliche Pomodoro ein, falls Aufgaben durch Unterbrechungen oder Planungsfehler mehr Zeit in Anspruch nehmen. So nehmen Sie den Druck heraus, wenn etwas schieflaufen sollte.
Hilfsmittel: Eieruhr, Timer oder Youtube-Videos
Kleine Hilfsmittel helfen Ihnen beim Zeitmanagement . Sie können dazu eine einfache Eieruhr verwenden, Ihren Handy-Timer programmieren und über den Browser ein Pomodoro-Video laufen lassen, dass Sie durch Signaltöne an die Pausen erinnert. Zudem gibt es Apps, mit denen sich nehmen dem Zeitmanagement Listen und Erfolge verwalten lassen.
Arbeitssprint: Immer fokussiert bleiben
Damit diese Methode funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass Sie während der 25 Minuten nicht unterbrochen werden. Denn entscheidend ist, dass Sie sich während der kurzen Arbeitsphase ausschließlich der einen Aufgabe widmen.
Schaffen Sie sich ideale Rahmenbedingungen. Alle Ablenkungen sollten für diese Zeit aus dem Arbeitsbereich verbannt werden. Schalten Sie Ihr Handy lautlos oder in den Flugmodus, um nicht von Mitteilungen oder Anrufen unterbrochen zu werden. In Chatprogrammen lässt sich meist ein Modus auswählen, der nur bestimmte Nachrichten zulässt. Sorgen Sie für ein ruhiges Arbeitsumfeld, verwenden Sie Ohrstöpsel oder Kopfhörer, um Umweltgeräusche auszublenden.
Neustart bei plötzlichen Unterbrechungen
Kommt es doch zu einer Unterbrechung, nutzen Sie diesen Zeitpunkt direkt für eine 5-minütige Pause, um danach wieder durchzustarten. Denn wird man einmal aus der Arbeit herausgerissen, braucht es zwischen 11 bis 20 Minuten, bis sich die Gedanken wieder voll und ganz auf die vorherige Tätigkeit richten. Bei dieser Technik geht es nicht um die Erfolgsquote, sondern die Beständigkeit, sich in den Fokuszeiten nur eine Aufgabe vorzunehmen. Läuft es nicht nach Plan, wird eben umgeplant.
Pausen einhalten
Wer sich einer unangenehmen Aufgabe stellt, hat mit den geplanten Pausen den idealen Motivationskick. Sie wirken wie eine Belohnung für Teilschritte und Teilerfolge im Arbeitsprozess. Während eines kompletten Durchlaufs sind insgesamt 5 Pausen geplant – was beim Belohnungszentrum im Gehirn gut ankommt.
Das Wechselspiel zwischen Fokus und Pausen ist ausschlaggebend für die Methode. Denn der Mensch kann sich im Durchschnitt etwa 90 Minuten am Stück konzentrieren. Danach lässt die Konzentration stetig nach. Cirillo wählte bewusst eine kürzere Zeitspanne aus, um die mentale Leistungsfähigkeit nicht an ihre Grenzen zu treiben und die Konzentrationsfähigkeit zu fördern.
Nutzen Sie die Pausen wirklich für Ihre Regeneration und fordern Sie Ihren Kopf nicht mit zusätzlichem Input. Bewegen Sie Ihren Körper, holen Sie sich ein Getränk oder blicken Sie einfach aus dem Fenster, um sich selbst einen Moment Ruhe zu gönnen und neue Kraft zu tanken.
Variationen der Technik
Das Grundprinzip besteht aus dem Wechsel fokussierter Arbeit und regelmäßigen Pausen. Da sich nicht alle Aufgaben innerhalb von 25 Minuten erledigen lassen und jeder Mensch eine individuelle Konzentrationsleistung hat, lässt sich diese Technik variieren. Es gibt Varianten, die mit einem 10/3-Intervall sehr kurze Fokuszeiten vorgeben, 50/10-Intervalle für Arbeiten mit tiefem Fokus oder Varianten, die längere Pausen von 10 bis 15 Minuten zwischen den Pomodoro einplanen. Passen Sie die Technik an Ihre eigenen Bedürfnisse an.
